強い組織を作るための1on1ミーティング

社員の能力を最大限に引き出すことで組織力を向上させる手法の一つとして、1on1ミーティングが注目されています。1on1ミーティングが企業にもたらす効果や実施していくうえでの注意点について解説していきます。

■1on1ミーティングとは

「1on1ミーティング」は、上司と部下で定期的に行う個人面談のことです。企業で行う個人面談といえば、目標の設定や達成度合いを評価するMBO面談が一般的ですが、1on1ミーティングは下記の点が異なります。

• 「社員の成長を促すこと」を目的としている
• 毎月、毎週など評価面談よりも短いサイクルで定期的に行う
• 1回のミーティングにかける時間は30～60分程度
  
  

最大の特徴は「社員の成長」を重視している点です。1on1ミーティングで注目を浴びたヤフーでは、「上司が部下の主体的な内省を促す目的で行う、人材育成の手法」と位置付けています。

●1on1ミーティングに注目が集まる背景

ヤフーの取り組みがメディアに取り上げられ、楽天、日本ヒューレット・パッカード、VOYAGE GROUPといった大手・上場企業も続々と導入している1on1ミーティング。注目を集める背景を探っていきましょう。

〇働き方の多様化

ワークライフバランスが浸透・定着するにつれ、多くの企業でリモートワークや在宅勤務など、出社せずに働くことができる仕組みが導入されています。個人的な事情などでキャリアを中断することなく、働きつづけることができるワークスタイルです。また、グローバル化、少子高齢化が進むにつれ、国籍や年齢も幅広くなっています。そのようななか、部下の成長をしっかりとサポートするために1on1ミーティングの重要性は高まっています。

〇組織のフラット化

スピード感を持って事業推進を行うため、多くの企業は複数の階層が存在した中間管理職を廃し、組織をフラット化するとともに成果主義の導入などで、管理職はプレイングマネージャーとなって自らの数字も追うようになりました。マネジメントする範囲や人数が増えた一方で、自らの業務に時間を割くことが増え、「組織力」に注目が集まりました。上司と部下が密なコミュニケーションを行い、自分の役割を自覚し判断できる自律性の高い人材を育て、組織のフラット化をはかります。

〇長時間労働と社員の退職

人材の流出は、企業に大きなダメージを与えます。厚生労働省や民間事業者の調査によると、退職理由の上位に「労働時間の長さ、休日・休暇の少なさ」が挙がっています。このような問題に効果的な対応策を打つため、1on1ミーティングを定期的に行うことが必要です。上司が部下の本音を聞き出すことで、退職する予兆や長時間労働の原因を把握できるようになるでしょう。

●1on1ミーティングに期待される効果

強い組織をつくるために、1on1ミーティングに期待される効果として、下記のようなものが挙げられます。

〇部下の成長、主体的な取り組み

1on1ミーティングを繰り返すことで、部下は自らの課題を明確化し、改善への工夫を主体的に考えるようになります。できたこと、できなかったことの振り返りや確認をすることで、部下は自身の成長を実感することができます。

〇認識のズレの防止

コミュニケーション不足は、お互いの認識のズレを招き、１つのズレが業務上のトラブルにつながりかねません。表面上のコミュニケーションではなく、1on1ミーティングを通じ、部下の本音を聞き出すことで、トラブルの事前防止や改善に向けた正しい方向性を示すことができます。

〇部下の目標の進捗確認

年に数回の評価面談の場合、結果をベースに上司から部下に意見を伝える時間になりがちです。定期的な1on1ミーティングでは目標達成に向けてのアプローチや進捗確認に加え、細やかなアドバイスや働きかけ、軌道修正を行うことができます。

〇上司（マネージャー）の成長、課題解決

1on1ミーティングは、上司の洞察力や部下の能力を引き出し育成するためのコミュニケーション力を養うことができます。

〇上司と部下の信頼関係の醸成

1on1ミーティングを通じ、部下が上司のことを「自身の成長を支援してくれる存在」であると理解し、互いに信頼関係を構築できれば、部下は自身のキャリアプラン、部署や会社で問題だと感じていること、プライベートの話などオープンに話してくれることでしょう。信頼関係の醸成により部下の状態把握や、部署や会社の業務改善に必要な情報を収集することができます。

■1on1ミーティングの実施方法（基本）

ミーティングの目的を明確にすることで、高い効果が期待されます。事前に目的を部下と共有し「仕事上で困っていること」「うまくいったこと」「失敗したこと」などのアジェンダを準備し、効率的に進めましょう。頻度は月1回、週1回、隔週1回のいずれかが多く、1回あたりの実施時間は30分から1時間が一般的です。

●1on1ミーティングの注意点（心構え）

1on1ミーティングは上司の進行がポイントとなります。実施の際の注意点をまとめます。

〇雑談だけにならないようにする

ミーティングの開始時にはアイスブレイクとして雑談が効果的ですが、1on1ミーティングは長時間行うものではありません。アイスブレイクだけで終わってしまうことのないように留意する必要があります。心を開いてもらうために雑談やプライベートの話は効果的ですが、本来の目的を見失わないよう、時間を区切った進行をしましょう。

〇進捗確認や業務の確認だけにならないようにする

1on1ミーティングは業務の進捗確認のためだけの時間ではありません。日々の業務の報連相とは切り分けて1on1ミーティングに臨みましょう。「部下の成長」「組織課題の発見の場」という認識を持ち、業務にかかわるアジェンダであったとしても、部下の悩みやの思いをくみ取ることに徹しましょう。

〇上司が先に自分の考えを言わない

1on1ミーティングを終え「一方的に説教された」「結局最後には指示を出されて終わった」という印象を持つ部下はいます。1on1ミーティングでは傾聴に徹し、まずは部下の本音を聞き出すことを心がけましょう。常日頃メッセージを伝える側である上司にとって、部下の話を聞く時間が耐えられないという声も聞きますが、部下の成長のためには「待つ」ことが重要です。

〇次回の課題を決める

次回のミーティングに向けて、「今回話した業務の完結」「ミーティングで得られた気づきの実践」など、その場で課題を設定することで、次回の1on1ミーティングの効率が上がります。上司も部下も互いにメモを取り、次回ミーティング時に確認しましょう。記録があることで、部下も自身の成長を実感できます。

〇上司（マネージャー）のスキル向上

傾聴や質問、成長を促すフィードバックなど、上司に求められるスキルは一朝一夕で身につくものではありません。上司は専門家を招いたマネージャー向けのセミナーや研修を受講しましょう。

〇都合が悪い場合は必ずリスケをする

ミーティングを予定していた時間に他の業務が入り、ミーティングの実施が困難な場合は、中止ではなく、その場で必ずリスケをして時間を作りましょう。リスケをすることで、部下はミーティングの意義や重要性を理解します。

1on1ミーティングによる意思疎通が企業の活力を生み出す

取り組みが成功している企業は、「経営陣がコミット」「目的を全社に共有」「管理職への研修の実施」など現場任せにせず、全社を挙げて取り組んでいます。1on1ミーティングの浸透は、社員同士の強い絆を作り、強い組織を作ります。将来的に企業の活力向上、生産性向上に大きく貢献することでしょう。ぜひ1on1ミーティングを検討してみてください。

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