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在宅医療系サービスにフォーカスした事業を推進しているソフィアメディ株式会社。英知(ソフィア)を尽くした在宅療養支援で、都内で最大手の会社に成長しました。
 
人事・総務部部長の宗梨恵子さんは、「社員が今悩んでいるなら、今会いに行かないといけません」と語るほど従業員のケアに尽力されています。
 
訪問看護業界が抱える人材採用の難しさ、離職防止のためどのように「Geppo」を活用しているのか、離職防止以外の導入メリットなど、ソフィアメディ様の取り組みについてお話を伺いました。
 
 
「Geppo」導入の目的は中途採用者の“離職防止”
 
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ソフィアメディ株式会社 人事・総務部部長 宗梨恵子さん
 
 
ーー「Geppo(ゲッポウ)」導入の背景・目的を教えてください。
 
弊社は訪問看護ステーションを中心に事業を展開しておりまして、16年になる会社です。看護師さんや理学療法士さんなど、医療の専門知識がある方が在宅医療の必要なお客様へ訪問する為、人の質がサービスの質になります。その中でここ数年、市場が大きくなり、人の採用が難しくなっています。
 
ーー経験と知識がある人は他企業での採用ニーズも高いからでしょうか?
 
そうなんです。弊社は在宅医療に特化した会社としては、都内で最大手まで成長しましたが、更なる企業成長を目指しています。成長するには人材確保が重要で、これまでも採用に尽力していろいろな手を打ってきました。しかし、もっとも重要なのは採用して終わりではなく、定着してもらうことです。
 
ーー採用したスタッフが定着しないという課題があったのでしょうか?
 
都内・川崎市を中心に約30ヶ所の事業所があります。それぞれに管理者がいて、みなさんのマネジメントのおかげで事業が回っているのですが、どうしても年に数件は「えっ…、楽しそうにやっていたのに…」みたいなビックリ退職があるんですね。そういった離職を事前に防止したいと思ったことがGeppo導入の背景と目的です。
 
 
入社後半年未満に“離職”が増える理由
 
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ーー採用後、どれくらいの期間で離職される方が多いのでしょうか?
 
入社する方はみなさん病院で経験を積まれているのですが、訪問看護の業務をするのは8〜9割がはじめてです。はじめてだらけのことが多いなか、「私でもやっていけるのかしら…?」と見定める期間が半年ぐらいなので、その間の離職率が割合としては高いです。
 
ーー具体的な数は?
 
年間数名です。でも、一人でも減らしたいですね。ゼロにすることが理想です。
 
ーー離職する理由として、半年間とそれ以降ではなにか違いがあるのでしょうか?
 
入社半年以降ですと、家庭の事情や妊娠・出産など致し方ない理由が多いです。入社半年未満の方は、事業所内のコミュニケーションや業務に関することが多く、離職を決意する前に相談してもらえれば、解決できることが多くあると認識しています。
 
ーー訪問看護の業務はお客様のもとに一人で行かれるのでしょうか?
 
一人です。その為、仕事に慣れるまで不安になる気持ちはよくわかります。
 
ーー業界の離職率は?
 
病院を含めた医療系ですと、おそらく25%はあるでしょう。弊社はその中でも離職率は非常に低いのですが、みなさん経験と知識があれば業界の採用ニーズが高い為、少しでも条件が合わないと転職される業界と捉えています。
 
 
「Geppo」導入後、離職率が改善。社員のコメントから離職防止につながったケースも
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ーー入社後半年の離職防止を目的に今年3月からGeppoを導入されましたが、現在までの結果としてはいかがでしょうか?
 
昨年の同時期と比較してみたのですが、採用人数も拡大している中で、離職率は大きく改善しています。
 
ーーGeppoが離職防止につながった事例はありますか?
 
はじめて在宅医療に従事された方で、Geppoから「経験者の客観的な意見を聞きたい」というコメントをいただきました。私が事業所の朝礼に行ったときに声をかけて、その方を採用した面接官にも同席してもらい面談をしたんですね。本人が不安に思っていることだけではなく、仕事のやり方に対する要望も聞きまして。私から問題解決の提案をした結果、事業所の協力もあり色々とうまく回りだしました。
 
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ーーその方が入社してどれくらいの時期ですか?
 
2、3ヶ月です。仕事に慣れてきて、少し考え込んでしまう時期だったのかもしれません。
 
 
「社員が今悩んでいるなら、今会いに行く」
 
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ーーGeppoの運用をはじめて、社員からの反応はいかがでしょうか?
 
新入社員には、私から初日に入力方法だけではなく、「みなさんのコンディションを知るためのツールで、言いづらいことや聞きづらいことがあれば全部投げてください。回答は人事・総務部で共有させてもらい、すぐに対応します」と説明してあります。回答率も高く推移してます。
他にも社内報でGeppo紹介をするなど従業員への周知も実施しています
 
ーー初日の段階で入力方法と目的まで伝えれば、みなさん問題なく使ってくれますよね。毎月の入力はどのように行っていますか?
 
以前は個人のスマートフォンで入力してもらっていたのですが、訪問記録を電子カルテで付けるため、今年の夏からiPad miniを全員に配布しました。現在は各自のiPad miniでアプリにて入力しています。
 
ーーアラートがでた場合はどのように対応しているのでしょうか?
 
まずは事業所に行って声をかけます。途中からメールも活用することにしましたが、やはり直接会って話したほうが皆さん安心されます。「本当に気にかけてくれているんですね」「もう少し頑張ってみます」などのコメントをいただくので、助けを求められたときは会って話することが大事かなと。
 
ーーアラートがでたタイミングですぐ会いに行くんですね。
 
離職防止のために導入したツールですから、アラートがでたらすぐ声をかけます。少しでも時間が空くと考えが固まってしまうかもしれませんし、社員が今悩んでいるなら、今会いに行かないといけません。
 
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Geppoを人事に活用!新しい管理者の発見にもつながる
 
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ーー細かく対応されていますが、運用面で大変なことはありますか?
 
今のところ特にないですね。新入社員の半年間、その効果がとてもよかったので、今年の8月から対象従業員を増やしGeppoを使ってもらっています。ただ、私一人では対応できませんから、事業所の管理者からアラートがでた場合は役員が対応するなど、対応者を割り振っています。
 
ーー何名体制でGeppoを見ているのでしょうか?
 
全部の回答を見られる権限があるのは、社長と専務と私だけです。アラートがでた場合、対応者を割り振っているのは私だけですね。
 
ーーGeppoには仕事満足度・人間関係・健康の3つの質問以外に、4つ目の質問を設定する機能があります。ソフィアメディさんではどのように活用していますか?
 
今後事業所を増やしていくにあたり、次期リーダーの選出が課題にあります。リーダーを新しく採用するのではなく社内から任用したいという想いがあり、Geppo上で「組織マネジメントに興味はありますか?」を質問に設定して、回答を「興味がある・チャレンジしたい・将来的には考えている・関心がない」から選べるようにしています。
 
――反応はどうですか?
 
意外な人からも立候補がありますよ!事業拡大を担当している部署のトップと情報を共有して、新しい事業所を増やす際に活用しています。
 
――Geppoをコンディション変化発見ツールだけでなく、人材配置にも活用されているんですね。
 
管理者になりたい人がこれだけいる。それが見える化できることはいいですよね。
 
 
人材を確保し続けることの大変さ。だからこそ「Geppo」を活用したい
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――Geppoのコストパフォーマンスはいかがでしょうか?
 
看護師さんを一人採用する場合、もちろん直接採用するケースもあるのですが、6〜7割は紹介会社経由になります。一人採用するコストは約100万円かかります。100万円かけて採用して、半年から1年で辞めてしまうことを防げるという意味で、コストパフォーマンスは非常に良いと思います。
 
これは新入社員のケースではないのですが、毎月仕事と家庭の両立に悩んでいるとGeppoに書いてくれていた社員がいました。その方は非常に優秀な方でもありました。面談を重ねた結果、週1のペースですが弊社に残ってくれることになりました。家庭の問題が解決したら、少しずつ出勤日数を増やしてもらえればいいので。
 
――いい人材を確保し続けることは大変なんですね。
 
看護師さん全体の人数で、訪問看護に携わっている人は数%しかいません。社会として必要とされているのに、まだまだ病院で働くことがスタンダードだったり、個人の家に一人で行くことに抵抗を感じる方がいたり、責任を一人で持つことに不安があったり、不安材料が多いんです。弊社はそれらのサポートができる体制を整えていますから、安心して入社していただきたいです。
今後はGeppoの対象を全従業員に拡大し、従業員のサポート体制を強化することで、働きやすい環境作りを更に追求していきたいと思います。
 
 
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